OCR poprawnie odczytał kwotę 12 300,00 zł, termin płatności i numer faktury. Pomylił jednak NIP sprzedawcy. Co gorsza, błędnie przypisany numer miał prawidłową sumę kontrolną, więc podstawowa walidacja nie wykazała […]
Najgroźniejszy błąd w automatycznej klasyfikacji dokumentów nie polega na tym, że AI pomyli fakturę z zamówieniem. Problem zaczyna się wtedy, gdy wynik rozpoznawania zostaje potraktowany jak zgoda na wykonanie operacji […]
Administrator DMS, który potrafi zmienić konfigurację systemu, nie musi automatycznie czytać umów zarządu, dokumentacji pracowniczej, ofert przetargowych czy akt postępowań prawnych. To dwie różne kompetencje. Prawo do administrowania platformą nie […]
Po podejrzeniu wycieku poufnej umowy administrator powinien umieć ustalić, które konto pobrało dokument, kiedy nastąpiła operacja i skąd pochodziło żądanie. Sama informacja, że plik był dostępny dla działu finansowego, nie […]
Backup odpowiada na pytanie: „jak odzyskać dane po awarii, usunięciu albo ataku?”. DMS odpowiada na inne: „gdzie jest właściwy dokument, w jakim jest stanie, kto go zatwierdził, jaka wersja obowiązuje […]
System może mieć poprawnie ustawioną regułę: dokument po pięciu latach trafia do automatycznego usunięcia. Problem zaczyna się wtedy, gdy na kilka dni przed tym terminem przychodzi pozew, wezwanie przedsądowe, informacja […]
Reguła „usuń dokument po pięciu latach” wygląda w DMS kusząco. Jedna etykieta, jeden licznik, mało wyjątków. Problem zaczyna się wtedy, gdy system naprawdę wykona polecenie. Pięć lat nie jest uniwersalnym […]
Podpisany elektronicznie PDF można poddać OCR bez naruszania podpisu. Problem zaczyna się wtedy, gdy system DMS nie tylko odczytuje tekst, lecz także zapisuje przetworzony plik w miejsce dokumentu otrzymanego od […]
Plik nazwany Umowa_final_v7_POPRAWIONA_OSTATECZNA.pdf nie jest problemem estetycznym. To sygnał, że organizacja przeniosła zarządzanie wersjami dokumentu do nazwy pliku. Od tego momentu użytkownik musi zgadywać, czy „final” jest nowszy od „ostateczna”, […]
Pięć lat bez większych problemów nie jest dowodem, że obecny obieg dokumentów nadal pasuje do firmy. Jest raczej dowodem, że przez pięć lat dało się z nim pracować. Granica zwykle […]
Faktura z terminem płatności za pięć dni nie może czekać dwa tygodnie tylko dlatego, że osoba zatwierdzająca wyjechała na urlop. To nie jest problem kadrowy. To błąd w projekcie obiegu […]
Pracownik kończy pracę w piątek o 16:00, jego konto zostaje zablokowane, a w systemie nadal czekają trzy faktury, aneks do umowy i wniosek zakupowy. To nie jest problem wyłącznie z […]
Finansowa-wiedza.pl to portal skierowany do osób zainteresowanych gospodarką i finansami. Oferuje on głębokie analizy rynkowe, praktyczne porady dotyczące zarządzania osobistymi finansami, a także aktualności z rynków finansowych.