Gdy po incydencie bezpieczeństwa pada pytanie „kto pobrał ten dokument?”, odpowiedź „plik był dostępny dla działu finansowego” jest za słaba. Trzeba ustalić konkretne konto, czas zdarzenia, rodzaj operacji, obiekt, którego […]
Backup odpowiada na pytanie: „jak odzyskać dane po awarii, usunięciu albo ataku?”. DMS odpowiada na inne: „gdzie jest właściwy dokument, w jakim jest stanie, kto go zatwierdził, jaka wersja obowiązuje […]
System może mieć poprawnie ustawioną regułę: dokument po pięciu latach trafia do automatycznego usunięcia. Problem zaczyna się wtedy, gdy na kilka dni przed tym terminem przychodzi pozew, wezwanie przedsądowe, informacja […]
Reguła „usuń dokument po pięciu latach” wygląda w DMS kusząco. Jedna etykieta, jeden licznik, mało wyjątków. Problem zaczyna się wtedy, gdy system naprawdę wykona polecenie. Pięć lat nie jest uniwersalnym […]
Podpisany elektronicznie PDF nie powinien być „ulepszany” przez system DMS w miejscu. To najprostsza zasada, a jednocześnie jedna z najczęściej łamanych. Dokument wpływa do systemu, silnik OCR rozpoznaje tekst, moduł […]
Plik nazwany Umowa_final_v7_POPRAWIONA_OSTATECZNA.pdf nie jest problemem estetycznym. To sygnał, że organizacja przeniosła zarządzanie wersjami dokumentu do nazwy pliku. Od tego momentu użytkownik musi zgadywać, czy „final” jest nowszy od „ostateczna”, […]
Pięć lat bez większych problemów nie jest dowodem, że obecny obieg dokumentów nadal pasuje do firmy. Jest raczej dowodem, że przez pięć lat dało się z nim pracować. Granica zwykle […]
Faktura z terminem płatności za pięć dni nie może czekać dwa tygodnie tylko dlatego, że osoba zatwierdzająca wyjechała na urlop. To nie jest problem kadrowy. To błąd w projekcie obiegu […]
Pracownik kończy pracę w piątek o 16:00, jego konto zostaje zablokowane, a w systemie nadal czekają trzy faktury, aneks do umowy i wniosek zakupowy. To nie jest problem wyłącznie z […]
Dowód doręczenia z e-Doręczeń nie powinien żyć osobno od pisma, którego dotyczy. W dobrze ułożonym DMS tworzy z nim jeden ciąg dowodowy: dokument → wysyłka → dowód wysłania → dowód […]
Wiadomość z e-Doręczeń nie powinna trafiać do firmy jako „kolejny dokument do przeczytania”. Powinna od razu stać się sprawą z właścicielem, terminem, zastępcą i kompletem dowodów doręczenia. To ważne, bo […]
Firma wystawiła fakturę w KSeF, ale klient żąda protokołu odbioru, dokumentów WZ i raportu potwierdzającego wykonanie usługi. Problem pojawia się wtedy, gdy pracownik próbuje dołączyć te dokumenty do faktury tak, […]
Finansowa-wiedza.pl to portal skierowany do osób zainteresowanych gospodarką i finansami. Oferuje on głębokie analizy rynkowe, praktyczne porady dotyczące zarządzania osobistymi finansami, a także aktualności z rynków finansowych.