Firma może pozbyć się części segregatorów, ale nie istnieje jedna zasada „zeskanuj i zniszcz”. To, co wolno zrobić z papierem, zależy od rodzaju dokumentu, jego pierwotnej postaci, przepisów branżowych i […]
Audytor prosi o jedną fakturę albo umowę i zadaje proste pytanie: kiedy dokument wpłynął, skąd się wziął, kto go widział, kto zmieniał dane, kto zatwierdził i co dokładnie zostało zarchiwizowane? […]
Gdyby jutro zniknął dostęp do poczty, faktur i historii zamówień – czy firma dałaby radę pracować? Czy zespół wiedziałby, co robić? Cyberatak nie musi oznaczać hakerskiego filmu z napisami. Często […]
Po pół roku od uruchomienia systemu zarządzania dokumentami pytanie „czy ludzie z niego korzystają?” jest już za słabe. Sam wzrost liczby dokumentów w repozytorium nie dowodzi, że inwestycja się zwróciła. […]
Dokument można znaleźć w trzy sekundy i nadal nie wiedzieć, czy wolno go użyć. To jeden z najbardziej niedocenianych problemów systemów DMS. Wyszukiwarka odnajdzie procedurę, umowę, instrukcję albo wzór pisma. […]
OCR poprawnie odczytał kwotę 12 300,00 zł, termin płatności i numer faktury. Pomylił jednak NIP sprzedawcy. Co gorsza, błędnie przypisany numer miał prawidłową sumę kontrolną, więc podstawowa walidacja nie wykazała […]
Najgroźniejszy błąd w automatycznej klasyfikacji dokumentów nie polega na tym, że AI pomyli fakturę z zamówieniem. Problem zaczyna się wtedy, gdy wynik rozpoznawania zostaje potraktowany jak zgoda na wykonanie operacji […]
Administrator DMS, który potrafi zmienić konfigurację systemu, nie musi automatycznie czytać umów zarządu, dokumentacji pracowniczej, ofert przetargowych czy akt postępowań prawnych. To dwie różne kompetencje. Prawo do administrowania platformą nie […]
Po podejrzeniu wycieku poufnej umowy administrator powinien umieć ustalić, które konto pobrało dokument, kiedy nastąpiła operacja i skąd pochodziło żądanie. Sama informacja, że plik był dostępny dla działu finansowego, nie […]
Backup odpowiada na pytanie: „jak odzyskać dane po awarii, usunięciu albo ataku?”. DMS odpowiada na inne: „gdzie jest właściwy dokument, w jakim jest stanie, kto go zatwierdził, jaka wersja obowiązuje […]
System może mieć poprawnie ustawioną regułę: dokument po pięciu latach trafia do automatycznego usunięcia. Problem zaczyna się wtedy, gdy na kilka dni przed tym terminem przychodzi pozew, wezwanie przedsądowe, informacja […]
Reguła „usuń dokument po pięciu latach” wygląda w DMS kusząco. Jedna etykieta, jeden licznik, mało wyjątków. Problem zaczyna się wtedy, gdy system naprawdę wykona polecenie. Pięć lat nie jest uniwersalnym […]
Finansowa-wiedza.pl to portal skierowany do osób zainteresowanych gospodarką i finansami. Oferuje on głębokie analizy rynkowe, praktyczne porady dotyczące zarządzania osobistymi finansami, a także aktualności z rynków finansowych.