Jak ZUS oblicza wysokość emerytury
Wysokość emerytury z ZUS nie zależy wyłącznie od liczby przepracowanych lat ani od ostatniej pensji. Dla osób urodzonych po 31 grudnia 1948 r. obowiązuje przede wszystkim system zdefiniowanej składki: ZUS […]
Elektroniczny dokument + papierowy oryginał: kiedy firma naprawdę może zlikwidować segregatory?
Firma może pozbyć się części segregatorów, ale nie istnieje jedna zasada „zeskanuj i zniszcz”. To, co wolno zrobić z papierem, zależy od rodzaju dokumentu, jego pierwotnej postaci, przepisów branżowych i […]
DMS przed audytem: jak w 15 minut pokazać historię dokumentu od wpływu do zatwierdzenia?
Audytor prosi o jedną fakturę albo umowę i zadaje proste pytanie: kiedy dokument wpłynął, skąd się wziął, kto go widział, kto zmieniał dane, kto zatwierdził i co dokładnie zostało zarchiwizowane? […]
Jak sprawdzić, czy Twoja firma jest dobrze zabezpieczona przed cyberatakami?
Gdyby jutro zniknął dostęp do poczty, faktur i historii zamówień – czy firma dałaby radę pracować? Czy zespół wiedziałby, co robić? Cyberatak nie musi oznaczać hakerskiego filmu z napisami. Często […]
Jak mierzyć, czy wdrożenie systemu zarządzania dokumentami faktycznie się opłaciło? 8 KPI po 6 miesiącach
Po pół roku od uruchomienia systemu zarządzania dokumentami pytanie „czy ludzie z niego korzystają?” jest już za słabe. Sam wzrost liczby dokumentów w repozytorium nie dowodzi, że inwestycja się zwróciła. […]
Dokument bez właściciela: największy problem DMS, którego nie rozwiąże nawet najlepsza wyszukiwarka
Dokument można znaleźć w trzy sekundy i nadal nie wiedzieć, czy wolno go użyć. To jeden z najbardziej niedocenianych problemów systemów DMS. Wyszukiwarka odnajdzie procedurę, umowę, instrukcję albo wzór pisma. […]
OCR odczytał kwotę poprawnie, ale pomylił NIP. Jak DMS powinien wykrywać błędy, których człowiek nie zauważy?
OCR poprawnie odczytał kwotę 12 300,00 zł, termin płatności i numer faktury. Pomylił jednak NIP sprzedawcy. Co gorsza, błędnie przypisany numer miał prawidłową sumę kontrolną, więc podstawowa walidacja nie wykazała […]
AI automatycznie klasyfikuje dokumenty, ale co jeśli się pomyli? Jak projektować bezpieczny obieg z AI
Najgroźniejszy błąd w automatycznej klasyfikacji dokumentów nie polega na tym, że AI pomyli fakturę z zamówieniem. Problem zaczyna się wtedy, gdy wynik rozpoznawania zostaje potraktowany jak zgoda na wykonanie operacji […]
Administrator DMS widzi wszystko – czy powinien? Model minimalnych uprawnień dla dokumentów firmowych
Administrator DMS, który potrafi zmienić konfigurację systemu, nie musi automatycznie czytać umów zarządu, dokumentacji pracowniczej, ofert przetargowych czy akt postępowań prawnych. To dwie różne kompetencje. Prawo do administrowania platformą nie […]
NIS2/KSC a system DMS: czy potrafisz sprawdzić, kto otworzył, pobrał lub zmienił dokument?
Po podejrzeniu wycieku poufnej umowy administrator powinien umieć ustalić, które konto pobrało dokument, kiedy nastąpiła operacja i skąd pochodziło żądanie. Sama informacja, że plik był dostępny dla działu finansowego, nie […]
Backup to nie archiwum dokumentów: dlaczego kopia bezpieczeństwa nie zastępuje DMS?
Backup odpowiada na pytanie: „jak odzyskać dane po awarii, usunięciu albo ataku?”. DMS odpowiada na inne: „gdzie jest właściwy dokument, w jakim jest stanie, kto go zatwierdził, jaka wersja obowiązuje […]
System miał usunąć dokument automatycznie, ale właśnie rozpoczął się spór sądowy. Co z regułą retencji?
System może mieć poprawnie ustawioną regułę: dokument po pięciu latach trafia do automatycznego usunięcia. Problem zaczyna się wtedy, gdy na kilka dni przed tym terminem przychodzi pozew, wezwanie przedsądowe, informacja […]