W odpowiedzi na rosnącą potrzebę cyfryzacji procesów gospodarczych, polskie Ministerstwo Finansów zdecydowało o wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ten innowacyjny system ma na celu ułatwienie i usprawnienie procesu fakturowania w całym kraju poprzez wprowadzenie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. W artykule przybliżymy istotę KSeF, omówimy kalendarz jego obowiązywania oraz zanalizujemy, jak nowe przepisy wpłyną na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstw w Polsce. Zbadamy także, z jakimi wyzwaniami mogą się zmierzyć użytkownicy systemu oraz jakie korzyści przyniesie jego wdrożenie na szerszą skalę.
Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF) i jakie niesie za sobą zmiany?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma teleinformatyczna zaprojektowana przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie e-Faktur. Celem systemu jest centralizacja procesu fakturowania, co pozwala na szybsze i bezpieczniejsze przetwarzanie dokumentów w formie elektronicznej. KSeF gwarantuje autentyczność pochodzenia faktur, integralność treści oraz ich czytelność przez co przyczynia się do zmniejszenia ryzyka oszustw podatkowych oraz błędów w dokumentacji.
Wprowadzenie KSeF stanowi odpowiedź na potrzeby nowoczesnej gospodarki cyfrowej, która wymaga od przedsiębiorców szybkości, elastyczności oraz możliwości integracji różnorodnych systemów IT. Faktury w systemie KSeF są wystawiane jako ustrukturyzowane dokumenty XML, co umożliwia ich automatyczną obróbkę i integrację z innymi systemami księgowymi i ERP. Dodatkowo, każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikujący, co ułatwia jej śledzenie i zarządzanie.
Kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy i dla kogo?
KSeF wejdzie w życie w fazach, stając się obowiązkowy dla różnych grup przedsiębiorców w różnych terminach. Pierwsza faza obowiązkowego stosowania systemu rozpocznie się 1 lutego 2026 roku i będzie dotyczyć dużych przedsiębiorstw, które w poprzednim roku obrachunkowym osiągnęły obrót przekraczający 200 milionów złotych. Następnie, od 1 kwietnia 2026 roku, KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podmiotów gospodarczych.
Zasady te wprowadzają istotne zmiany w sposobie fakturowania w Polsce, ponieważ każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości działalności i branży, będzie musiał dostosować swoje procesy księgowe do wymogów KSeF. To oznacza, że wszystkie faktury VAT w Polsce będą musiały być wystawiane wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF, co stanowi znaczący krok w kierunku pełnej cyfryzacji obrotu dokumentami w biznesie.
System ten nie tylko zrewolucjonizuje tradycyjne podejście do fakturowania, ale również wymagać będzie od przedsiębiorców przygotowania odpowiedniej infrastruktury technicznej oraz przeszkolenia pracowników, aby mogli efektywnie korzystać z nowych rozwiązań. W kolejnych częściach artykułu omówimy dalsze aspekty związane z wdrażaniem i funkcjonowaniem KSeF.
Proces wystawiania faktur w KSeF – od teorii do praktyki
Proces wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) został zaprojektowany tak, aby maksymalnie uprościć i przyspieszyć obieg dokumentów. Aby wystawić fakturę w KSeF, użytkownik musi zalogować się do systemu za pomocą bezpiecznych metod autoryzacji, takich jak kwalifikowany podpis elektroniczny lub Profil Zaufany. Następnie, korzystając z interfejsu systemu lub zintegrowanych aplikacji zewnętrznych, użytkownik wypełnia szablon faktury, który musi zawierać wszystkie wymagane dane określone przez przepisy.
- Przygotowanie faktury: Użytkownik wprowadza dane takie jak numer NIP odbiorcy, opis sprzedawanych towarów lub świadczonych usług, wartości netto i brutto oraz stawkę VAT. System automatycznie oblicza kwotę podatku VAT oraz sumę brutto.
- Weryfikacja i wysyłka: Po wypełnieniu faktury, KSeF przeprowadza automatyczną weryfikację danych. Jeżeli wszystkie informacje są poprawne, faktura zostaje wysłana do odbiorcy. W przeciwnym razie, system informuje wystawcę o błędach, które należy skorygować.
- Odbiór i archiwizacja: Odbiorca faktury otrzymuje powiadomienie o nowej fakturze, którą może przeglądać i zarządzać za pośrednictwem własnego konta w KSeF. Faktury są archiwizowane w systemie przez okres wymagany przez prawo, co zapewnia ich łatwy dostęp i bezpieczeństwo.
Implementacja KSeF nie tylko cyfryzuje i automatyzuje proces wystawiania faktur, ale również oferuje możliwość ich centralnego zarządzania i integracji z innymi systemami księgowymi i finansowymi, co zdecydowanie zwiększa efektywność operacyjną przedsiębiorstw.
Wyzwania i potencjalne problemy związane z wdrażaniem KSeF
Wdrażanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), mimo licznych korzyści, niesie ze sobą różne wyzwania i potencjalne problemy, które mogą wpłynąć na przedsiębiorców oraz ich codzienne operacje. Główne z nich to:
- Potrzeba przeszkolenia: Przedsiębiorcy i ich pracownicy będą musieli przejść odpowiednie szkolenia dotyczące obsługi KSeF oraz zrozumieć nowe regulacje prawne związane z elektronicznym fakturowaniem. Brak wiedzy lub niezrozumienie tych aspektów może prowadzić do błędów w wystawianych fakturach i problemów z urzędami skarbowymi.
- Kwestie techniczne i integracja systemów: Aby móc korzystać z KSeF, przedsiębiorstwa muszą dysponować odpowiednim oprogramowaniem oraz sprzętem komputerowym. Integracja KSeF z istniejącymi systemami księgowymi może wymagać dodatkowych inwestycji oraz technicznego wsparcia.
- Zabezpieczenia cyfrowe: Utrzymanie bezpieczeństwa informacji w cyfrowym środowisku jest kluczowe, szczególnie w kontekście danych osobowych i finansowych. Wzmocnienie zabezpieczeń przed cyberatakami jest niezbędne, co może generować dodatkowe koszty.
- Dostępność systemu: Jak każdy system teleinformatyczny, KSeF może być narażony na awarie i przerwy techniczne, co może wpłynąć na terminowość procesów fakturowania. Planowanie na takie sytuacje i opracowanie procedur awaryjnych będzie istotnym elementem zarządzania ryzykiem.
Pomimo tych wyzwań, optymalne przygotowanie i strategiczne podejście do wdrażania KSeF mogą znacząco przyczynić się do poprawy efektywności operacyjnej przedsiębiorstw, redukcji kosztów związanych z procesami fakturowania oraz poprawy zgodności z przepisami podatkowymi w Polsce.
