Sprawozdanie finansowe to kluczowy dokument, który przedstawia roczną działalność finansową przedsiębiorstwa. Złożenie go do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) jest obowiązkiem wielu podmiotów, a jego niewykonanie wiąże się z poważnymi sankcjami. W artykule przedstawiamy, kto jest zobowiązany do sporządzania sprawozdania finansowego, co powinno ono zawierać, jak je przygotować oraz jak i kiedy należy je złożyć do KRS. Znajdziesz tu również informacje na temat konsekwencji niezłożenia sprawozdania, co pomoże Ci uniknąć błędów i problemów prawnych.
Kto sporządza sprawozdania finansowe i kto odpowiada za ich przygotowanie
Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych dotyczy szerokiej grupy podmiotów, które muszą prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości. Są to przede wszystkim spółki kapitałowe, takie jak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne, a także niektóre spółki osobowe, np. spółki jawne i partnerskie, które zdecydowały się na prowadzenie pełnej księgowości.
Podstawowy obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego spoczywa na kierowniku jednostki, co w praktyce oznacza:
- członków zarządu w spółkach kapitałowych,
- wspólników prowadzących sprawy spółki w spółkach jawnych, partnerskich, cywilnych,
- komplementariuszy w spółkach komandytowych i komandytowo-akcyjnych,
- likwidatorów, syndyków lub zarządców w postępowaniu upadłościowym.
Odpowiedzialność za przygotowanie sprawozdania finansowego nie ogranicza się jedynie do jego sporządzenia – jest to proces wymagający ścisłego przestrzegania przepisów prawnych i terminów, a także uzgodnienia go z osobą prowadzącą księgi rachunkowe.
Co zawiera sprawozdanie finansowe i kiedy trzeba je przygotować
Sprawozdanie finansowe jest dokumentem, który szczegółowo przedstawia stan finansów przedsiębiorstwa na koniec roku obrotowego. Składa się z kilku podstawowych elementów:
- Bilansu, który pokazuje stany aktywów i pasywów firmy na koniec bieżącego i poprzedniego roku obrotowego.
- Rachunku zysków i strat, prezentującego przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego.
- Informacji dodatkowej, zawierającej m.in. opis przyjętych zasad rachunkowości, polityki rachunkowej oraz metod wyceny.
Do sprawozdania często dołączane są także uchwały dotyczące zatwierdzenia dokumentów, sprawozdanie z działalności oraz opinie biegłych rewidentów, jeśli takie badanie było wymagane.
Kiedy trzeba przygotować sprawozdanie finansowe? Spółki zarejestrowane w KRS mają 3 miesiące na sporządzenie sprawozdania od dnia bilansowego. Jeśli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, ten termin przypada na 31 marca. Sprawozdanie musi być następnie zatwierdzone przez odpowiednie organy, takie jak walne zgromadzenie wspólników lub właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej. Ostateczny termin na zatwierdzenie sprawozdania to 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli najczęściej 30 czerwca.
Niezachowanie terminów przygotowania i zatwierdzenia sprawozdania może skutkować wezwaniem do jego złożenia oraz potencjalnymi sankcjami.
Jak przygotować i podpisać e-sprawozdanie finansowe
Sprawozdanie finansowe można sporządzić wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z wymaganymi strukturami i formatami określonymi przez Ministerstwo Finansów. Od 1 stycznia 2020 roku obowiązek ten obejmuje również podmioty, które nie są wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, takie jak fundacje, stowarzyszenia i związki zawodowe, podlegające opodatkowaniu CIT.
Przygotowanie e-sprawozdania finansowego wymaga zastosowania określonego formatu pliku XML, który jest zrozumiały dla systemu teleinformatycznego KRS. Aby prawidłowo sporządzić e-sprawozdanie, należy postępować zgodnie z następującymi krokami:
- Utwórz plik XML zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Możesz skorzystać z bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez ministerstwo, co gwarantuje zgodność z obowiązującymi strukturami i formatami.
- Uzupełnij wszystkie wymagane elementy sprawozdania: bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową. Jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu przez biegłego rewidenta, dołącz również zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych.
- Dokumenty finansowe podpisz elektronicznie. Sprawozdanie musi być podpisane przez kierownika jednostki oraz osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jeżeli jednostką zarządza organ wieloosobowy, sprawozdanie może zostać podpisane przez jednego członka zarządu, pod warunkiem uzyskania oświadczeń od pozostałych członków, że dokument spełnia wymagania ustawy.
Podpis elektroniczny może być kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym albo podpisem osobistym. Wszystkie dokumenty dodatkowe, takie jak opinie biegłego rewidenta, uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania czy decyzje o podziale zysku, również muszą być opatrzone odpowiednim podpisem.
Kiedy i gdzie złożyć e-sprawozdanie finansowe oraz sankcje za niezłożenie
E-sprawozdanie finansowe należy złożyć do odpowiedniego organu w terminie 15 dni od jego zatwierdzenia. W zależności od rodzaju podmiotu oraz przyjętych standardów rachunkowości, miejsce złożenia sprawozdania może się różnić:
- Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS składają sprawozdanie do KRS za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości.
- Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe przekazują sprawozdanie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) za pomocą specjalnej aplikacji.
- Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS składają sprawozdanie do KAS w terminie 15 dni od zatwierdzenia dokumentu.
Niezłożenie sprawozdania finansowego w wymaganym terminie wiąże się z surowymi sankcjami. Mogą one obejmować:
- Grzywnę od 10 do 720 stawek dziennych nakładaną na kierownika jednostki.
- Karę ograniczenia wolności od miesiąca do dwóch lat.
- Postępowanie przymuszające, rozwiązanie spółki i jej wykreślenie z KRS.
- Ustanowienie kuratora sądowego, który będzie prowadził sprawy spółki.
W przypadku niezłożenia sprawozdania KRS może wezwać do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania wezwania. Jeśli sprawozdanie nie zostanie złożone przez dwa kolejne lata obrotowe, sąd może zdecydować o rozwiązaniu spółki bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.
Aby uniknąć sankcji, przedsiębiorcy powinni monitorować terminy i dopełnić obowiązków związanych z przygotowaniem i złożeniem sprawozdania finansowego do KRS zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Uwaga: Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny i nie zastąpią porady prawnej i finansowej.
