Załącznik w KSeF to nie PDF: co zrobić z protokołem odbioru, WZ, umową i dokumentacją wykonania usługi?

Firma wystawiła fakturę w KSeF, ale klient żąda protokołu odbioru, dokumentów WZ i raportu potwierdzającego wykonanie usługi. Problem pojawia się wtedy, gdy pracownik próbuje dołączyć te dokumenty do faktury tak, jak robił to wcześniej w wiadomości e-mail. KSeF nie przyjmuje zwykłych załączników PDF, skanów ani zdjęć. Nie oznacza to jednak, że dokumenty mają zniknąć z procesu rozliczenia.

Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje struktura faktury ustrukturyzowanej FA(3), zawierająca element Zalacznik. Jest on integralną częścią pliku XML, a nie elektroniczną kopertą na dodatkowe dokumenty. Służy do przekazywania szczegółowych danych rozliczeniowych, przede wszystkim przy dużej liczbie informacji o ilościach, jednostkach miary i cenach jednostkowych.

Przedsiębiorstwo musi więc rozwiązać dwa osobne zagadnienia: jakie informacje umieścić w fakturze FA(3) oraz jak przekazać i przechować dokumenty potwierdzające transakcję. Błędne połączenie tych procesów może prowadzić do problemów przy akceptacji faktury, wyjaśnianiu rozbieżności i kontroli rozliczeń.

Załącznik w KSeF: kto może go stosować i jakie dane można w nim umieścić?

Podstawą korzystania z ustrukturyzowanego załącznika jest art. 106gba ustawy o VAT. Funkcja została przewidziana dla faktur dokumentujących czynności o złożonej liczbie danych dotyczących jednostek miary, ilości towarów lub usług albo cen jednostkowych netto.

Typowym zastosowaniem jest rozliczenie energii, gazu, wody lub usług telekomunikacyjnych. Faktura może przedstawiać zbiorczą wartość sprzedaży, a jej załącznik — szczegółowe dane dotyczące poszczególnych punktów poboru, liczników, ilości i cen.

Załącznik nie jest przeznaczony do przechowywania umów, aneksów, protokołów odbioru, instrukcji, warunków gwarancji czy materiałów marketingowych. Może zawierać wyłącznie dane wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT lub ściśle z nimi powiązane, przy spełnieniu warunków ustawowych.

Samo posiadanie takiej funkcji nie pozwala wykorzystywać jej przy dowolnej fakturze. Jeżeli firma wystawia fakturę za jedną usługę remontową i chce dołączyć podpisany protokół, zgłoszenie do obsługi załączników nie rozwiąże problemu.

Jak uruchomić załącznik FA(3)?

Podatnik, którego rozliczenia spełniają ustawowe warunki, musi złożyć zgłoszenie ZGL_ZAL w e-Urzędzie Skarbowym:

1. Zalogować się do e-Urzędu Skarbowego i wybrać właściwe konto podatnika.
2. Przejść do sekcji „Deklaracje”, następnie „Złóż e-Deklarację”.
3. Wyszukać kategorię KSeF i wybrać formularz ZGL_ZAL.
4. Wypełnić oraz wysłać zgłoszenie, podając wymagane informacje.
5. Pobrać UPO zgłoszenia i oczekiwać na potwierdzenie jego realizacji przesłane na wskazany adres e-mail.

Maksymalny czas realizacji zgłoszenia wynosi 3 dni robocze. Istotne rozróżnienie: UPO potwierdza złożenie formularza, ale nie oznacza jeszcze aktywowania funkcjonalności. Faktury z załącznikiem można przesyłać dopiero po otrzymaniu potwierdzenia realizacji zgłoszenia.

Wymagania techniczne również mają znaczenie:

• Maksymalny rozmiar pliku XML faktury z załącznikiem wynosi 3 MB. Przekroczenie limitu skutkuje odrzuceniem pliku.
• Faktury z wypełnionym elementem Zalacznik są zasadniczo przesyłane w sesji wsadowej. Szczególny wyjątek dotyczy przewidzianej w dokumentacji korekty technicznej pliku XML.
• Funkcja wystawiania takich faktur nie jest dostępna w bezpłatnych aplikacjach Ministerstwa Finansów, w tym Aplikacji Podatnika KSeF i e-mikrofirmie.
• Potrzebny jest komercyjny program obsługujący tę funkcję poprzez API KSeF 2.0.

Co ważne, możliwość odczytania otrzymanej faktury z załącznikiem nie oznacza możliwości jej wystawienia. Aplikacja Podatnika KSeF i e-mikrofirma umożliwiają odbiór takich faktur, natomiast ich wystawianie wymaga odpowiednio przygotowanego programu.

Przed uruchomieniem funkcji dostawca oprogramowania powinien potwierdzić obsługę elementu Zalacznik, sesji wsadowej, walidacji rozmiaru pliku, faktur korygujących i prezentowania danych odbiorcy.

Nieprawidłowe korzystanie z załącznika ma także konsekwencje prawne. Art. 106gba ust. 8 ustawy o VAT przewiduje odebranie możliwości wystawiania faktur z załącznikiem w określonych przypadkach naruszenia warunków korzystania z tej funkcji. Nie należy więc traktować jej jako sposobu obejścia ograniczeń dotyczących przesyłania dokumentów.

Protokół odbioru, WZ, umowa i raport usługi — jakie informacje wpisać do FA(3)?

Faktura nie musi zawierać całej dokumentacji, aby można było powiązać ją z konkretną dostawą czy usługą. Struktura FA(3) przewiduje fakultatywne pola identyfikujące dokumenty związane z transakcją.

Dokument	Dane możliwe do wskazania w FA(3)	Co pozostaje poza KSeF?
Protokół odbioru	Identyfikator, np. w DodatkowyOpis	Podpisany protokół, uwagi, załączniki
WZ	Numer w polu WZ	Dokument wydania, potwierdzenie odbioru
Umowa	WarunkiTransakcji/Umowy: NrUmowy, DataUmowy	Umowa wraz z aneksami
Zamówienie	WarunkiTransakcji/Zamowienia: NrZamowienia, DataZamowienia	Pełna treść zamówienia
Raport wykonania usługi	Identyfikator raportu, np. w DodatkowyOpis	Raport PDF, pomiary, zdjęcia, karty pracy

W tabeli przedstawiono możliwości struktury oraz zalecany sposób organizowania dokumentacji, a nie obowiązek wypełniania wszystkich wymienionych pól. Element Fa/Zamowienie, wykorzystywany m.in. przy fakturach zaliczkowych, ma inne przeznaczenie niż WarunkiTransakcji/Zamowienia.

Przykład 1: firma budowlana i protokół odbioru

Przykład hipotetyczny. Wykonawca zakończył etap instalacji elektrycznej. Sporządzono protokół PO/2026/184, obejmujący zakres prac i uwagi inwestora.

Przy wystawianiu faktury można wykorzystać Fa/DodatkowyOpis, wpisując:

• Klucz: Protokół odbioru
• Wartosc: PO/2026/184

Element ten umożliwia przekazywanie dodatkowych informacji w układzie klucz–wartość. Wskazane pola tekstowe mają limit 256 znaków każde.

Protokół pozostaje w dokumentacji wykonawczej. Kontrahent otrzymuje go uzgodnionym kanałem, np. przez portal projektu lub pocztę elektroniczną.

Trudniejsza sytuacja powstaje wtedy, gdy inwestor odmawia podpisania protokołu albo wpisuje zastrzeżenia.

Brak podpisu nie oznacza automatycznie zakazu wystawienia faktury. Trzeba ustalić, czy usługa została faktycznie wykonana, jakie znaczenie odbiorowi nadaje umowa oraz kiedy zgodnie z ustawą o VAT powstaje obowiązek podatkowy. Istotne są m.in. art. 19a i art. 106i ustawy o VAT oraz charakter świadczenia.

Jeżeli umowa uzależnia płatność od odbioru, spór o protokół może wpłynąć na wymagalność wynagrodzenia. Nie musi jednak przesuwać momentu powstania obowiązku podatkowego.

Praktyczne postępowanie powinno obejmować udokumentowanie zgłoszenia gotowości do odbioru, zastrzeżeń kontrahenta, wykonanych poprawek i stanowiska stron. Decyzji o terminie fakturowania nie należy podejmować wyłącznie na podstawie tego, czy plik PDF zawiera podpis.

Przykład 2: hurtownia i kilka dokumentów WZ

Przykład hipotetyczny. Hurtownia realizuje trzy dostawy dla jednego odbiorcy, dokumentowane numerami:

• WZ/2026/184
• WZ/2026/192
• WZ/2026/201

FA(3) posiada fakultatywne pole WZ pozwalające wskazać numer dokumentu wydania magazynowego związanego z fakturą. Struktura przewiduje maksymalnie 1000 wystąpień tego pola.

Numery mogą zostać przeniesione z systemu ERP lub WMS do faktury, natomiast dokumenty potwierdzające wydanie pozostają w systemie magazynowym.

Przed wystawieniem faktury magazyn powinien uzgodnić ilości i asortyment z danymi sprzedażowymi. Jeżeli dokument WZ obejmuje 120 sztuk towaru, a faktura 100, sama zgodność numerów nie wyjaśnia rozbieżności.

Trzeba ustalić, czy chodzi o dostawę częściową, zwrot, błąd magazynowy czy błędną ilość na fakturze. Dopiero po rozstrzygnięciu rozbieżności należy zatwierdzić rozliczenie.

Przykład 3: firma serwisowa i miesięczny raport usług

Przykład hipotetyczny. Firma IT rozlicza usługę utrzymania systemu na podstawie umowy U/IT/48/2026. W październiku przygotowuje raport obejmujący zrealizowane zgłoszenia, czas pracy i parametry SLA.

W fakturze może wskazać numer umowy poprzez NrUmowy, datę jej zawarcia poprzez DataUmowy oraz identyfikator raportu za pomocą DodatkowyOpis.

Szczegółowy raport pozostaje poza KSeF. To w nim znajdują się informacje potrzebne do sprawdzenia wykonania usługi i ewentualnych potrąceń umownych.

Jeżeli klient zakwestionuje liczbę godzin, trzeba porównać raport z ewidencją pracy i zasadami rozliczenia. Poprawienie raportu nie zawsze oznacza konieczność wystawienia korekty faktury. Jeżeli jednak weryfikacja wykaże błąd w ilości, cenie lub kwocie wykazanej na fakturze, należy zastosować odpowiednie przepisy dotyczące faktur korygujących, w szczególności art. 106j ustawy o VAT.

Jak zorganizować obieg dokumentów i uniknąć problemów z rozliczeniem?

Najlepszym rozwiązaniem organizacyjnym jest jeden identyfikator sprawy łączący fakturę, dokumenty źródłowe i korespondencję. Nie jest to obowiązek wynikający z konstrukcji KSeF, lecz praktyka ograniczająca ryzyko zagubienia dokumentacji.

Przykładowo zlecenie SRV/2026/00984 powinno posiadać wspólną kartę w firmowym systemie, zawierającą numer umowy, zamówienia, protokołu, własny numer faktury oraz numer nadany przez KSeF.

Proces można podzielić na osiem działań:

1. Rejestracja zlecenia: dział operacyjny nadaje identyfikator sprawy i gromadzi dokumenty.
2. Potwierdzenie wykonania: osoba odpowiedzialna za usługę sprawdza raport, odbiór albo realizację dostawy.
3. Kontrola rozbieżności: ustalane są różnice w ilościach, cenach, zakresie prac i warunkach rozliczenia.
4. Zatwierdzenie fakturowania: księgowość lub upoważniona osoba ocenia podstawę i właściwy termin wystawienia faktury.
5. Przygotowanie FA(3): do odpowiednich pól przenoszone są identyfikatory dokumentów.
6. Wysłanie do KSeF: system weryfikuje wynik przetwarzania i zapisuje numer faktury w KSeF oraz właściwe UPO.
7. Przekazanie dokumentacji: kontrahent otrzymuje dokumenty poza KSeF, zgodnie z umową i przyjętym kanałem komunikacji.
8. Archiwizacja: dokumenty są powiązane ze sprawą, zabezpieczone i dostępne upoważnionym pracownikom.

Przy większej skali działalności dobrze sprawdzają się osobne pola w ERP lub DMS. W małej firmie wystarczy nieraz konsekwentny system katalogów, pod warunkiem że nie jest uzależniony od prywatnej skrzynki konkretnego pracownika.

Przykładowy plik SRV-2026-00984_PROTOKOL_v02.pdf pozwala rozpoznać dokument i jego wersję. Samo nazewnictwo nie zastępuje jednak kontroli uprawnień, kopii zapasowych ani historii zmian.

Lista kontrolna przed wystawieniem faktury:

• Zweryfikowano wykonanie dostawy lub usługi i podstawę rozliczenia.

• Sprawdzono ilości, ceny i zastrzeżenia kontrahenta.

• Ustalono termin fakturowania zgodnie z właściwymi przepisami.

• Wskazano prawidłowe numery WZ, umowy, zamówienia lub protokołu.

• Ustalono osobę odpowiedzialną za przekazanie dokumentów.

• Zapewniono możliwość odnalezienia dokumentacji po numerze faktury i sprawy.

Kolejnym problemem jest doręczenie dokumentacji. Sam fakt, że kontrahent może odebrać fakturę w KSeF, nie potwierdza dostarczenia mu protokołu ani raportu.

Gdy umowa uzależnia zapłatę od przekazania określonych dokumentów, firma powinna zachować potwierdzenie ich wysłania lub odbioru. Jeśli odbiorca zgłosi brak raportu, najpierw trzeba ustalić, czy dokument został rzeczywiście udostępniony, a następnie ponowić przekazanie właściwym kanałem.

Korekty wymagają rozdzielenia dwóch sytuacji.

Jeśli nieprawidłowa jest treść wystawionej faktury, w przypadkach przewidzianych przepisami konieczna będzie faktura korygująca. Dotyczy to również błędów w ustrukturyzowanym załączniku wymagających korekty danych faktury. Nie można po skutecznym wystawieniu faktury samodzielnie podmienić jej fragmentu XML.

Inaczej wygląda poprawienie zewnętrznej karty serwisowej, gdy zmiana nie wpływa na dane faktury. Wówczas należy poprawić dokument źródłowy, zachować historię wersji i przekazać prawidłową dokumentację odbiorcy.

Archiwizacja faktur i dokumentów dodatkowych podlega różnym zasadom.

Zgodnie z art. 112aa ustawy o VAT faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Nie oznacza to przechowywania przez system odrębnych protokołów, umów, zdjęć i dokumentów WZ.

Dokumentacja potrzebna do rozliczeń podatkowych powinna być przechowywana z uwzględnieniem właściwych obowiązków ewidencyjnych i okresów przedawnienia. Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej podstawowy termin przedawnienia zobowiązania podatkowego wynosi 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Bieg terminu może jednak zostać zawieszony lub przerwany.

Dłuższy okres przechowywania może wynikać z przepisów szczególnych, obowiązków rachunkowych, gwarancji, trwających sporów lub zasad dochodzenia roszczeń. Nie należy automatycznie usuwać dokumentów po pięciu latach bez sprawdzenia ich funkcji prawnej i biznesowej.

Pierwszym działaniem w firmie powinno być zatem sprawdzenie jednej rzeczywistej transakcji od początku do końca: czy na podstawie numeru faktury można znaleźć właściwy protokół, WZ, umowę i raport, a także ustalić, kto i kiedy przekazał je kontrahentowi. Jeżeli nie, naprawę trzeba rozpocząć od identyfikatorów i odpowiedzialności za dokumenty — nie od uruchamiania załącznika XML.

FAQ: załączniki i dokumenty dodatkowe w KSeF

Czy można dodać do faktury KSeF protokół odbioru w PDF?
Nie. Protokół PDF przekazuje się poza KSeF. Jego numer można wskazać w odpowiednich danych dodatkowych faktury, np. w DodatkowyOpis.

Czy każdy przedsiębiorca musi zgłaszać ZGL_ZAL?
Nie. Zgłoszenie dotyczy podatników zamierzających korzystać z ustrukturyzowanego załącznika i spełniających ustawowe warunki. Do zwykłej faktury bez tego elementu nie jest potrzebne.

Czy można wystawić fakturę bez podpisanego protokołu odbioru?
W określonych sytuacjach tak. Decydują faktyczny przebieg świadczenia, właściwe przepisy podatkowe i postanowienia umowy. Sam brak podpisu nie przesądza o zakazie wystawienia faktury.

Czy w jednej fakturze KSeF można wskazać kilka dokumentów WZ?
Tak. Struktura FA(3) przewiduje wielokrotne wystąpienie pola WZ, maksymalnie 1000 razy. Nie oznacza to jednak wysyłania do KSeF samych dokumentów magazynowych.

Co zrobić, gdy na fakturze wpisano błędny numer WZ?
Należy sprawdzić charakter błędu, jego znaczenie dla identyfikacji transakcji i danych faktury oraz ustalić właściwy sposób poprawienia. Błędu w dokumencie źródłowym nie należy automatycznie utożsamiać z błędem wymagającym faktury korygującej.

Czy raport wykonania usługi można wysłać klientowi e-mailem?
Tak, jeśli taki sposób przekazania jest dopuszczalny i zgodny z uzgodnieniami stron. Przy dokumentach poufnych należy zapewnić odpowiednie zabezpieczenie transmisji oraz dostęp do plików.

Czy załącznik KSeF może mieć rozmiar 3 MB?
Limit 3 MB dotyczy całego pliku XML faktury wraz z ustrukturyzowanym załącznikiem, a nie osobnego pliku dołączanego do faktury. Przekroczenie limitu powoduje odrzucenie pliku.

Czy korekta protokołu wymaga korekty faktury?
Nie zawsze. Jeżeli zmiana dotyczy wyłącznie dokumentacji wykonawczej i nie wpływa na dane faktury, może wystarczyć korekta protokołu. Jeśli zmienia podstawę rozliczenia lub dane faktury, należy ocenić obowiązek wystawienia faktury korygującej.

Czy KSeF przechowuje umowy i protokoły przez 10 lat?
Nie. Dziesięcioletnie przechowywanie obejmuje faktury znajdujące się w KSeF, również ich integralne ustrukturyzowane załączniki. Dokumenty źródłowe przekazywane poza systemem wymagają odrębnego archiwum.