Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do KRS spoczywa na wielu podmiotach prowadzących działalność gospodarczą. Jest to istotny element sprawozdawczości finansowej, który pozwala na transparentność i zgodność z przepisami prawa. Niedopełnienie tego obowiązku może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym sankcji finansowych, a nawet odpowiedzialności karnej. Z uwagi na konieczność składania dokumentów wyłącznie drogą elektroniczną, warto dokładnie zapoznać się z wymaganiami dotyczącymi formatu oraz procedury przekazywania dokumentów do repozytorium.
Kto ma obowiązek złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?
Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do KRS dotyczy podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, co oznacza, że dotyczy on przede wszystkim spółek prawa handlowego. Zobowiązane do tego są między innymi:
- spółki akcyjne,
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne,
- spółki jawne i partnerskie, jeśli prowadzą księgi rachunkowe,
- inne podmioty, które są zobligowane do prowadzenia pełnej księgowości zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Sytuacja wygląda inaczej w przypadku spółek jawnych oraz partnerskich, które nie przekroczyły limitu przychodów w wysokości 2,5 mln euro w poprzednim roku obrotowym. Jeśli ich przychody są niższe oraz nie prowadzą ksiąg rachunkowych, nie muszą składać pełnego sprawozdania finansowego. W takim przypadku konieczne jest jedynie złożenie oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego do KRS.
Warto również wspomnieć, że sprawozdanie finansowe muszą składać Samodzielne Publiczne Zakłady Opieki Zdrowotnej (SPZOZ), mimo że nie są wpisane do rejestru przedsiębiorców. To istotna kwestia, którą często pomija się przy analizie obowiązków podmiotów prawnych.
Jakie dokumenty są wymagane przy złożeniu sprawozdania finansowego do KRS?
Złożenie kompletnego sprawozdania finansowego do KRS wymaga zgromadzenia kilku kluczowych dokumentów. Wszystkie one muszą być przygotowane w formie elektronicznej i podpisane odpowiednim podpisem (kwalifikowanym lub profilem zaufanym).
Najważniejsze dokumenty, które należy dołączyć:
- Sprawozdanie finansowe, które obejmuje:
- bilans,
- rachunek zysków i strat,
- informację dodatkową,
- zestawienie zmian w kapitale własnym (jeśli dotyczy),
- rachunek przepływów pieniężnych (jeśli dotyczy).
- Sprawozdanie z działalności jednostki (jeśli podmiot jest zobowiązany do jego sporządzenia).
- Opinia biegłego rewidenta oraz raport z badania sprawozdania finansowego, jeśli podmiot podlega obowiązkowemu badaniu.
- Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty.
- Sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej (dotyczy wybranych podmiotów, np. spółek wydobywczych).
Wszystkie dokumenty finansowe należy przygotować w formacie elektronicznym, który można zapisać i odczytać za pomocą standardowych programów komputerowych. Wyjątek stanowią uchwały zatwierdzające sprawozdanie, które można dostarczyć w formie skanów.
Przed wysyłką dokumentów warto upewnić się, że pliki nie przekraczają dozwolonego rozmiaru – system RDF akceptuje pliki do 5 MB dla pojedynczego dokumentu oraz do 35 MB dla całego zgłoszenia. Dokumenty powinny być zapisane w odpowiednim formacie (XML w przypadku sprawozdania finansowego, inne mogą być w formatach tekstowych lub graficznych).
Elektroniczna forma sprawozdania finansowego – jak przygotować plik XML?
Od kilku lat sprawozdanie finansowe może być składane wyłącznie w formie elektronicznej. To oznacza, że dokumenty nie mogą być dostarczane w wersji papierowej – wszystkie pliki muszą zostać przygotowane w ściśle określonej strukturze i formacie XML. W praktyce oznacza to konieczność użycia odpowiednich narzędzi, które pozwolą na wygenerowanie prawidłowego pliku zgodnego ze standardami określonymi przez Ministerstwo Finansów.
Format XML (Extensible Markup Language) to rodzaj pliku tekstowego, który pozwala na uporządkowane przechowywanie danych. Każdy element sprawozdania finansowego jest opisany za pomocą znaczników, co pozwala na jego łatwe przetwarzanie przez systemy informatyczne. Aby dokument został zaakceptowany przez system KRS, musi spełniać określone wymagania techniczne.
Najważniejsze aspekty dotyczące formatu XML:
- Struktura pliku musi być zgodna ze schematem XSD, który określa, jakie dane muszą znaleźć się w sprawozdaniu oraz w jakiej kolejności.
- Plik XML musi zawierać wszystkie obowiązkowe elementy, takie jak bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa.
- Nie można edytować pliku XML ręcznie – zmiany powinny być wprowadzane za pomocą dedykowanego oprogramowania.
- Walidacja pliku XML – przed wysłaniem dokumentu warto sprawdzić, czy spełnia on wymagania formalne i techniczne. Można do tego wykorzystać darmowe aplikacje dostępne online lub narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów.
Do generowania plików XML można użyć oficjalnej aplikacji Ministerstwa Finansów – e-Sprawozdania Finansowe. Jest to darmowe narzędzie, które umożliwia stworzenie zgodnego ze standardami pliku, a także jego podpisanie i zapisanie na komputerze. Wiele systemów księgowych również oferuje funkcję eksportu danych w formacie XML, co ułatwia proces przygotowania dokumentu.
Ważne jest, aby sprawozdanie finansowe zostało podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Dokument bez ważnego podpisu nie zostanie przyjęty przez system KRS.
Jak krok po kroku złożyć sprawozdanie finansowe do KRS online?
Proces złożenia sprawozdania finansowego do KRS odbywa się wyłącznie w formie elektronicznej. Można to zrobić poprzez Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) lub system S24. Aby uniknąć błędów i opóźnień, warto przestrzegać poniższych kroków.
Krok 1: Założenie konta w eKRS
Aby móc przesłać dokumenty, konieczne jest posiadanie konta w systemie eKRS. Do jego założenia potrzebny jest:
- kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany,
- numer PESEL, jeśli użytkownik jest wpisany do KRS jako osoba uprawniona do reprezentacji.
Krok 2: Przygotowanie zgłoszenia
Po zalogowaniu się do portalu należy przejść do zakładki „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych” i kliknąć „Dodaj zgłoszenie”. Następnie system poprosi o wpisanie numeru KRS podmiotu i określenie rodzaju zgłoszenia.
Krok 3: Dołączenie dokumentów
Na tym etapie należy załączyć wymagane dokumenty w odpowiednich formatach:
- Sprawozdanie finansowe w formacie XML,
- Uchwały zatwierdzające sprawozdanie w formie skanu,
- Opinia biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie podlega badaniu.
Maksymalna wielkość pojedynczego pliku to 5 MB, a łączna wielkość wszystkich plików nie może przekroczyć 35 MB.
Krok 4: Weryfikacja i podpisanie zgłoszenia
System automatycznie zweryfikuje, czy podmiot jest reprezentowany przez osobę uprawnioną. Następnie zgłoszenie musi zostać podpisane elektronicznie – można użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub podpisu osobistego.
Krok 5: Wysłanie zgłoszenia
Po podpisaniu dokumentów wystarczy kliknąć przycisk „Wyślij zgłoszenie do repozytorium”. System RDF przetworzy dokumenty i, jeśli nie wykryje błędów, prześle potwierdzenie o ich zamieszczeniu w Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Po zakończeniu procesu przedsiębiorca otrzyma powiadomienie o rejestracji zgłoszenia oraz wpisie wzmianki w KRS. Sprawozdanie finansowe staje się dostępne publicznie w przeglądarce dokumentów finansowych.
Podsumowanie
Prawidłowe złożenie sprawozdania finansowego do KRS wymaga spełnienia określonych wymogów formalnych i technicznych. Dokumenty muszą być przygotowane w formacie XML, podpisane elektronicznie i przesłane za pomocą systemu RDF lub S24. Ważne jest, aby dotrzymać terminów – w przeciwnym razie podmiot może zostać obciążony karą finansową lub innymi konsekwencjami prawnymi.
