Profil zaufany to dziś jedno z najważniejszych narzędzi do załatwiania spraw urzędowych przez internet. Działa trochę jak cyfrowy dowód tożsamości: pozwala potwierdzić, że osoba składająca wniosek, podpisująca pismo albo logująca się do usługi publicznej jest rzeczywiście tą osobą, za którą się podaje. Dzięki temu wiele formalności można załatwić bez stania w kolejkach, bez drukowania dokumentów i bez wizyty w urzędzie.
Założenie profilu zaufanego nie jest skomplikowane, ale warto wiedzieć, którą metodę wybrać, jakie dane przygotować i na co uważać. Najprostsza droga prowadzi zwykle przez bankowość elektroniczną, ale dostępne są też inne rozwiązania: e-dowód, wideorozmowa z urzędnikiem oraz osobiste potwierdzenie tożsamości w punkcie potwierdzającym.
Jak założyć profil zaufany krok po kroku?
Najwygodniejszym sposobem jest założenie profilu zaufanego przez internet. W praktyce najczęściej odbywa się to przez bank, ponieważ bank już wcześniej potwierdził tożsamość klienta przy zakładaniu rachunku. Dzięki temu nie trzeba dodatkowo iść do urzędu.
Aby założyć profil zaufany przez bank, należy:
- wejść na stronę profilu zaufanego lub do bankowości internetowej swojego banku,
- wybrać opcję założenia profilu zaufanego,
- zalogować się do bankowości elektronicznej,
- potwierdzić przekazanie danych potrzebnych do utworzenia profilu,
- zaakceptować operację zgodnie z metodą autoryzacji stosowaną w banku, na przykład kodem SMS, aplikacją mobilną albo innym zabezpieczeniem.
Cała procedura zwykle zajmuje kilka minut. Najważniejsze jest to, aby dane w banku były aktualne i zgodne z danymi w rejestrze publicznym. Problem może pojawić się wtedy, gdy w systemie bankowym widnieje stare nazwisko, nieaktualny numer telefonu albo inne dane niż te, które znajdują się w dokumentach.
Profil zaufany można też założyć przez e-dowód, czyli dowód osobisty z warstwą elektroniczną. W takim wariancie potrzebny jest smartfon z NFC albo czytnik NFC oraz odpowiednia aplikacja. To rozwiązanie dobre dla osób, które mają nowy dowód osobisty i chcą potwierdzić tożsamość bez korzystania z banku.
Inną możliwością jest wideorozmowa z urzędnikiem. To opcja dla osób, które chcą załatwić sprawę zdalnie, ale nie mogą lub nie chcą użyć bankowości elektronicznej. W takim przypadku trzeba umówić rozmowę i przygotować dokument tożsamości.
Pozostaje również tradycyjna metoda, czyli punkt potwierdzający. Najpierw składa się wniosek online, a potem idzie do wybranego punktu, aby urzędnik potwierdził tożsamość. Należy zabrać ważny dokument, na przykład dowód osobisty, paszport albo kartę pobytu. To rozwiązanie jest mniej wygodne, ale przydatne wtedy, gdy inne metody nie są dostępne.
Co to jest profil zaufany i do czego służy?
Profil zaufany to bezpłatna metoda potwierdzania tożsamości w systemach administracji publicznej. Nie jest kontem bankowym, nie jest podpisem kwalifikowanym i nie zastępuje dowodu osobistego w każdej sytuacji. Służy przede wszystkim do kontaktu z urzędami przez internet.
Za pomocą profilu zaufanego można między innymi:
- logować się do usług publicznych,
- podpisywać pisma kierowane do urzędów,
- składać wnioski online,
- sprawdzać wybrane dane w rejestrach państwowych,
- korzystać z usług dostępnych na portalach administracji publicznej.
W praktyce profil zaufany przydaje się przy wielu codziennych sprawach. Można go wykorzystać przy kontaktach z urzędem gminy, ZUS, urzędem skarbowym czy administracją centralną. Dla przedsiębiorców jest pomocny przy sprawach firmowych, a dla osób prywatnych przy wnioskach, zaświadczeniach, meldunku, danych osobowych czy dokumentach dotyczących rodziny.
Dużą zaletą profilu zaufanego jest cena: założenie i korzystanie z profilu zaufanego jest bezpłatne. Nie trzeba płacić abonamentu ani kupować dodatkowego certyfikatu. Trzeba natomiast pamiętać o ważności. Standardowo profil zaufany jest ważny 3 lata, a później należy go przedłużyć.
To ważne, bo wygasły profil nie pozwoli podpisać pisma ani skorzystać z części usług wymagających potwierdzenia tożsamości. Przedłużenie najlepiej zrobić wcześniej, zanim profil straci ważność.
Co robić, a czego nie robić przy zakładaniu profilu zaufanego?
Przy zakładaniu profilu zaufanego najważniejsza jest zgodność danych i bezpieczeństwo. Sam proces jest prosty, ale błędy techniczne albo pośpiech potrafią niepotrzebnie go wydłużyć.
Warto zrobić kilka rzeczy przed rozpoczęciem:
- sprawdzić, czy dane w banku są aktualne,
- przygotować dokument tożsamości, jeśli wybrana metoda wymaga potwierdzenia danych,
- upewnić się, że numer telefonu do autoryzacji jest aktywny,
- korzystać wyłącznie z oficjalnych stron rządowych albo z bankowości elektronicznej swojego banku,
- zapisać lub zapamiętać dane logowania, jeśli zakładasz konto bezpośrednio w systemie profilu zaufanego.
Nie należy natomiast zakładać profilu zaufanego przez linki z przypadkowych wiadomości SMS, e-maili czy komunikatorów. To prosta droga do phishingu. Profil zaufany daje dostęp do wielu usług publicznych, dlatego dane logowania trzeba traktować tak samo ostrożnie jak dane do banku.
Czego jeszcze unikać?
- Nie wpisuj danych na stronach, których adres wygląda podejrzanie.
- Nie przekazuj nikomu kodów autoryzacyjnych.
- Nie zakładaj profilu na cudzy numer telefonu lub cudzy adres e-mail.
- Nie odkładaj przedłużenia ważności na ostatni dzień.
- Nie ignoruj niezgodności danych, zwłaszcza po zmianie nazwiska lub dokumentu.
Jeżeli profil zaufany nie chce się założyć, najczęstszą przyczyną są rozbieżności w danych, problemy z autoryzacją bankową albo brak możliwości potwierdzenia tożsamości wybraną metodą. Wtedy najlepiej wybrać inną metodę potwierdzenia, na przykład punkt potwierdzający albo e-dowód, jeśli jest dostępny.
FAQ: najczęstsze pytania o profil zaufany
Czy profil zaufany jest płatny?
Nie. Założenie i używanie profilu zaufanego jest bezpłatne.
Jak długo ważny jest profil zaufany?
Profil zaufany jest standardowo ważny 3 lata. Po tym czasie trzeba go przedłużyć.
Czy profil zaufany można założyć bez wychodzenia z domu?
Tak. Najczęściej można to zrobić przez bankowość elektroniczną, e-dowód albo wideorozmowę z urzędnikiem.
Czy do założenia profilu zaufanego potrzebny jest PESEL?
Tak, profil zaufany jest powiązany z konkretną osobą i numerem PESEL.
Czy można mieć kilka profili zaufanych?
Nie. Jedna osoba może mieć jeden ważny profil zaufany.
Co zrobić, gdy profil zaufany wygasł?
Należy zalogować się do systemu i założyć nowy profil albo skorzystać z dostępnej metody ponownego potwierdzenia tożsamości.
Czy profil zaufany to to samo co podpis kwalifikowany?
Nie. Profil zaufany służy głównie do kontaktu z administracją publiczną, natomiast podpis kwalifikowany ma szersze zastosowanie i zwykle jest usługą płatną.
Czy profil zaufany działa za granicą?
Tak, można korzystać z niego online, a potwierdzenie profilu jest możliwe również w wybranych punktach za granicą, na przykład w placówkach konsularnych.
